仕事で使うから上手くなりたい…メールが苦手・嫌いな理由と克服法

・敬語の使い方がわからない

学校で敬語を習ったときから敬語とか謙譲語とか苦手だった。だから、同僚へのメールはいいけど取引先や上司へのメールは本当に苦労する。

敬語の使い方や正しい言い回しを検索しながらメールを作るから、1通メールを作るのにも15分以上かかってることが多い。電話だったら数分なのにと思うけど資料の送信とかはやっぱりメールが便利だから、なんとか克服しなきゃなっていつも思ってる。

・メールのタイムロスがもどかしい

電話だとわからないことに対する質問にもすぐ答えられますがメールは一方的ですよね。わからないことを後でメールで受け取って、更に返信して…という時間が本当にもどかしくて苦手です。できれば質問が出ないようなメールを1発で送れればいいのですが、なかなか難しいですよね…。

・簡潔な文章が苦手

ちゃんとメールの内容が相手に伝わるか不安になって、ついくどいメールになってしまう。

「情報量が多すぎて逆に何が言いたいのかわからない」とか「読むのに時間がかかるから勘弁してくれ」と言われるので、文章を短くしてみたけど、それもわかりにくいと言われてしまった。要点だけ上手にまとめてメールを書ける人にあこがれてる。今の僕にとって、メールでのやり取りはストレスでしかない。

・文章力がない

私はメールの言い回しが下手です。もともと文章力もないため、何が言いたいのかよくわからないという指摘もよく受けます。

新人の頃は先輩にメールをチェックしてもらっていましたが最近はすべて自分でメールの文章を作らなければなりません。そのため意味が通じるか不安で送信までに30分くらいかかってしまうこともあり、自分が嫌になります。

・テンプレートを用意しておく

僕はメールの文章をまとめるのが下手だから、読みやすいなと思ったメールを保存してまとめ、いいとこどりのテンプレートを作ってコピペして使ってる。宛名と内容を書き換えれば使えるよう10種類くらいテンプレートを用意してるけど、メールの作成時間も短縮できたし内容が伝わらないとかのトラブルも減ったよ。

・件名にこだわった

メールはそれなりの文章が作れるようにはなってきた。だから次にこだわったのが件名。具体的には、メールの件名に「メールの内容」と「自分の会社名＋名前」を入れて送信するようにした。

相手もある程度の内容を把握したうえで読み始めるからメールの内容がわからないというクレームはなくなった。今メールの文章作りが苦手だと思っている人は、まず件名から見直すと早くメールへの苦手意識が克服できるかもしれないよ。

・情報ゼロの状態で読み直してみる

私もメールの文章が下手でよく怒られていました。どうも内容を端折って書いてしまう癖があるようです。そのとき先輩に言われたのが、情報を全く持たない人が理解できるような書き方をするのが大事ということでした。

確かに私が作ったメールは、何も知らない人が読むとチンプンカンプンな文章でとても恥ずかしかったです。それからは、メールを書いたら何も情報を知らない人になりきって2回読み返すようにしています。足りない説明も見えてきてちゃんと伝わるメールが書けるようになってきました。

・敬語や言い回しはほかの人のメールで学ぶ

メールが届いたら心の中で声を出しながら読むようにしています。自分の中で情報を処理しやすくするために始めたのですが、丁寧にメールを読むことで他の人からのメールの素敵な言い回しや敬語の使い方などを自分のものにできました。

メールは時間がないときは斜め読みになってしまいがちですが、時間があるときはぜひゆっくりと読んでみてください。自分のメールのスキルアップにつながりますよ。