イライラされる…説明が下手な女の特徴と改善のための訓練方法は？

・自分もよくわからずに説明している

私は営業をしているので、お客様にいろいろなことを説明しなければなりません。

しかし、よく不思議そうな顔をされることがあり、本社にクレームの電話が入ったこともあります。

というのも、私の説明が下手で、お客様を不安にさせたり、イライラさせているようなのです。

上司から指摘され、振り返ってみましたが、商品知識が不足し、自分もよくわかっていない部分は、マニュアルを丸暗記しているだけなので、うまくお客様に伝わっていないのかも…と気づき、反省しました。

・感情ばかりが前面に出る

私は、「女のプレゼン聞くの面倒くさいんだよね」と、新人のころ上司に直接言われたことがあるよ。

その時は差別だ！って怒っちゃったけど、入社2年目でなんとなくわかってきたことが。

実際、女性社員のプレゼンって、男性社員より感情が前に出てるから、説明が長い上に何が言いたいのかよくわからないことが多いんだよね。

でも、ついつい感情が出ちゃう。毎回、反省してばかりだよ…。

・ペースを崩されると焦る

私は、薬剤師です。患者さんに、いろいろと薬の説明をしなければなりませんが、私が説明している途中に質問されたりすると、説明のペースが崩れて、焦ってしまいます。

よく処方する薬なら、すぐに持ち直せますが、あまり説明したことのない薬の場合、1から説明しなおさないとどうしようもなくなることも。

体調が悪い患者さんや保護者の方に、イライラされてるんだろうなって思うと、申し訳なくて胃が痛いです。

・無駄な装飾語や比喩が多い

読書が好きで日本語が好き。時に比喩表現が大好きで、詩を読むのが好き。そんな私は、説明下手で有名です。

さらっと、要点だけ説明すればいいことは理解していますが、ついつい、表現を分かりやすくしようと、装飾語や比喩を入れてしまって、余計混乱させてイライラさせてしまうことがよくあります。

仕事の時は、そんな説明の仕方をやめればいいのですが、普段からそんな感じなので、無意識に装飾語や比喩たっぷりの説明してしまうことが多く、後悔することも多いです。

・「起承転結」より「結」！

「文章を書くときは、「起承転結」が鉄則かもしれませんが、何かを説明するときは、そうではありません。

ズバリ、「結」だけでいいのです！」と、コミュニケーションの講座で教わりました。

私はもともと人と話すのも苦手なため、何かを説明するのも下手で、どうしてもボソボソと長々話す癖がありました。

しかし、この話を聞いてから、とにかく「結」だけ伝える訓練をしました。「結」で伝わらないことは、質問されるので、それにその都度答えれば説明は完了です。

自分も楽になりましたし、相手にイライラされることも格段に減った気がします。

・想定外のことがあっても慌てない訓練を

私は、説明中に想定外の質問をされると、焦って説明が上手くできなくなるタイプだった。

だけど、あるセリフを覚えてから、落ち着いて説明できるようになったよ。

そのセリフは、「持ち帰って、後ほどご連絡するのでよろしいですか。」という一言。

そのセリフを言えば、相手を納得させた上で、落ち着いて説明の続きができる。

今では、焦っても表情に出さず、落ち着いてこのセリフを言うようにしてる。

そのおかげで、説明下手って言われることはなくなったよ！

・相手の表情を観察する

説明する内容が、苦手なものほど一気に説明したくて、相手の相槌とか表情を確認せずに突っ走ってた。

でも、相手の表情を観察するクセが身につくよう訓練してから、説明下手って言われることはなくなった。

相手が納得してなさそうなときは、不明点を確認。これで信頼関係も築けるし、社内の人間関係もかなり良くなった気がする。

・相手のことをしっかりリサーチ

会社に商品説明のマニュアルがありますが、マニュアルに沿って説明しても、説明下手と言われました。

やはり、お客様はそれぞれ経験してきたことや考え方が違います。

お客様のことをある程度リサーチし、必要な説明と、不要な説明を仕分けしながら、簡潔に説明することが大切だと気づき、それからは少しずつですが、説明下手が改善してきたと思います。

説明が必要かどうかの仕分けは、ある程度経験を積まないと難しいので、友達や同僚に相手役をしてもらって訓練するのがおすすめです。